QMS

NEW PRODUCT

QMS

SYSTEM DO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ

Aplikacja pozwalająca na efektywne zarządzanie dokumentacją w sposób wspierający procesy systemu zarządzania jakością. Dokumenty takie jak: Księga Jakości, Procedury Ogólne, Standardowe Procedury Operacyjne, Instrukcje, wraz z dokumentacją im towarzyszącą są przechowywane i przetwarzane w systemie. Procesy tworzenia, przeglądania oraz zatwierdzania zmian w systemie jakości są obsługiwane w aplikacji, całkowicie eliminując potrzebę przechowywania papierowych wersji dokumentów. W ramach obsługi systemu zarządzania jakością możliwe jest także dokumentowanie akcji naprawczych oraz korygujących, potencjałów do doskonalenia, zarządzanie ryzykiem oraz planowanie i przeprowadzanie audytów. Aplikacja pozwala na integrację z zewnętrznymi systemami, takimi jak systemy zarządzania laboratorium czy systemy produkcyjne, dzięki czemu w sposób jasny i przejrzysty możemy nadzorować funkcjonowanie wszystkich aspektów systemu zarządzania jakością w naszej organizacji.


Niezawodność

Stały dostęp do zawsze aktualnej dokumentacji zapewnia płynność pracy i umożliwia świadczenie usług na najwyższym poziomie. Dzięki wprowadzeniu aplikacji do Zarządzania Dokumentacją wszystkie dokumenty są zebrane w jednym miejscu i łatwo dostępne dla uprawnionych użytkowników z każdego stanowiska pracy.
System pozwala na wyszukiwanie i filtrowanie zgromadzonych dokumentów, przy użyciu słów kluczowych, po treści dokumentu, czy tytule.
Tagowanie dokumentów oraz grupowanie tagów w kategorie ułatwia przegląd dokumentów i pracę z nimi, co jest szczególnie istotne w organizacjach o rozbudowanej strukturze.

Bezpieczeństwo

Aplikacja umożliwia nadawanie uprawnień związanych z dostępem do dokumentacji i jej przetwarzaniem zarówno pojedynczym użytkownikom jak i ich grupom. W zależności od uprawnień użytkowników dokumenty mogą być dostępne tylko do odczytu bądź przez nich edytowane.
Procedura wykonywania automatycznych kopii zapasowych gwarantuje możliwość odtworzenia oryginalnych danych, jeśli zostaną uszkodzone z powodu awarii sprzętu lub dojdzie do ich utraty. W ramach mechanizmu kopii zapasowych zapewniona jest integralność danych.

Konfigurowalność

Struktura oraz typy dokumentów w systemie są tworzone przez użytkownika i mogą być przez niego modyfikowane, co pozwala odzwierciedlać wszelkie zmiany zachodzące w organizacji i procesach.
Stosowane w systemie protokoły dodawania czy edycji dokumentów są dostosowane do przyjętych w organizacji procedur. Dzięki nowoczesnemu i ergonomicznemu interfejsowi użytkownika ich modyfikacja nie wymaga pomocy programisty. Protokoły pozwalają na dystrybucję dokumentów oraz przypisywanie zadań zarówno użytkownikom jak i ich grupom.

Zastosowanie podpisu elektronicznego pozwala na całkowitą cyfryzację procesów oraz wyeliminowanie papierowych wersji dokumentów.

Zadania i notyfikacje

W zależności od typu dokumentu, wybranego protokołu i nadanych w systemie uprawnień użytkownicy dostają powiadomienia o oczekujących na nich zadaniach do wykonania, takich jak wykonanie recenzji dokumentu, jego zaakceptowanie, stworzenie planu szkoleń, czy też planu wejścia w życie dokumentu.
Powiadomienia te są widoczne w systemie jak również mogą być wysyłane w postaci wiadomości email, opartych na szablonach dostosowanych do organizacji.

Historia dokumentu

Prowadzenie rejestru zmian dokumentacji jest niezbędne w organizacjach o wdrożonym systemie zarządzania jakością. Aplikacja do Zarządzania Dokumentacją pozwala na monitorowanie wprowadzanych w dokumentach zmian wraz z ich uzasadnieniem. Wszystkie nowe wersje dokumentów są zapisywane w aplikacji i jednoznacznie identyfikowane.
Historia dokumentu wraz z zarchiwizowanymi wersjami jest dostępna na wypadek przeglądów systemu i audytów. Możliwe jest generowanie raportów z wybranych przez użytkownika przedziałów czasowych.

Relacje i powiązania

Tworzenie relacji między dokumentami ułatwia pracę i zachowanie kontroli nad dokumentami systemu zarządzania. Dokumenty ze sobą powiązane są szybciej i efektywniej aktualizowane minimalizując ryzyko pominięć i pomyłek.

Szkolenia

Użytkownicy aplikacji otrzymują powiadomienia o nowych dokumentach, z którymi muszą się zapoznać oraz terminem wykonania szkolenia. W zależności od rodzaju dokumentu i jego przeznaczenia możliwe jest przypisywanie szkoleń zarówno pojedynczym użytkownikom jak i ich grupom. Materiały szkoleniowe mogą być dostępne w różnych formach: dokument PDF, wideo i audio podcast, itp.

Technologia

APLIKACJA Zastosowanie najnowszych rozwiązań technologicznych gwarantuje elastyczność, konfigurowalność i skalowalność, umożliwiając sprawne i efektywne dostosowanie rozwiązania do sposobu działania oraz specyfiki kluczowych procesów użytkownika, a stopień ich złożoności zależy od indywidualnych potrzeb.
Oprogramowanie może być dostarczone w chmurze lub zainstalowane w infrastrukturze klienta, gwarantując skalowalność, dzięki której użytkownicy sami decydują o zużyciu zasobów, w zależności od potrzeb. Zastosowanie najnowocześniejszych rozwiązań opartych o technologie web daje możliwość obsługi systemu z dowolnego urządzenia (Komputer PC, Tablet, Smartfon) i na dowolnym systemie operacyjnym (Windows, MacOS, Linux).

Jakość

APLIKACJA Wspiera standardy i wymagania ISO 9001, ISO 17025, ISO 15189, ISO 13485, GLP i GMP.